Edição das 13h06min de 21 de setembro de 2012

Para arquivar um e-mail:

1. Selecione a mensagem que você deseja arquivar marcando a(s) caixa(s) ao lado do nome do remetente.

2. Clique em Arquivar, na parte superior da caixa de entrada.

Você também pode arquivar e-mails depois de abri-los; clique em Arquivar, na parte superior da mensagem.

Limpe sua caixa de Entrada arquivando e-mails antigos

Sua caixa de Entrada tem mais de 100 mensagens? 500 mensagens? Talvez milhares? Se tiver, você tem um caso de caixa de Entrada "Inchada!"

Não há razão para manter todos os e-mails em sua caixa de Entrada. É bem mais fácil arquivar suas mensagens antigas.

Porque? O arquivamento te ajuda a:

• Gerenciar melhor sua caixa de Entrada mantendo-a arrumada, limpa e sem confusão.
• Reduz seu nível de stress. Muitas pessoas tendem a se sentir sobrecarregadas quando suas caixas de Entrada estão cheias de mensagens antigas. Reduzindo sua caixa de Entrada para somente mensagens novas, ou mensagens que você precisa lidar logo, sua carga de trabalho não parece tão invencível.
• Ter uma sensação de conclusão. Pense nisso - se sua caixa de entrada contiver somente poucas mensagens, você não vai sentir como se você tivesse concluído algo?

Lembre que você sempre pode recuperar qualquer mensagem arquivada, tanto indo ao marcador Todos os e-mails ou apenas realizando uma pesquisa.

Veja algumas informações que podem te ajudar:

1. Pesquisar por mensagens antigas

Uma maneira de limpar sua caixa de Entrada é se livrar de todas as mensagens.

Para começar, veja quantas mensagens que você atualmente tem em sua caixa de Entrada olhando no canto superior esquerdo de sua lista de mensagens.

Em nosso exemplo, temos 228 mensagens!

Em seguida, decida quão antiga deve ser uma mensagem antes de arquivá-la.

Em nosso exemplo, não vamos procurar todas as mensagens em nossa caixa de Entrada que são mais antigas do que 30 dias.

Você pode fazer isso facilmente usando palavras chaves de busca.

Para pesquisar por uma data em específico, digite before:aaaa/mm/dd , por exemplo, before:2011/10/1 (antes do: ano 2011/mês 10/ dia 1).

Para concentrar a busca somente nas mensagens de sua caixa de entrada, digite in:inbox (na:caixa de Entrada).

Então nossa busca ficaria como:

2. Arquive as mensagens antigas

Nos resultados da busca exibidos em nosso exemplo abaixo, nós vemos que 145 mensagens corresponderam a busca. Para rapidamente arquivar todas essas mensagens:

(1) Clique na caixa de seleção para marcar todas as mensagens. Isso vai selecionar somente as mensagens que estão sendo exibidas na tela no momento, o que nesse caso são apenas 20 mensagens. Seria bom se todas as mensagens resultantes da busca estivessem sendo exibidas nessa janela. Mas, como tem mais mensagens que não estão sendo exibidas...

(2) Clique em Selecionar todas as conversas que correspondem a esse termo para selecionar as outras mensagens também.

(3) Uma vez que todos os resultados da busca estão selecionados, clique no botão Arquivar para movê-las para seu arquivo.

3. Arquive mensagens que você já leu

Voltando para sua caixa de Entrada, você deve agora notar que tem muito menos mensagens. Isso certamente parece mais manejável! Mas, provavelmente ainda existem mensagens que você já leu que você também pode arquivar. Para isso, vamos fazer outra pesquisa - dessa vez por todas as mensagens em sua caixa de Entrada (in:inbox) que você já leu (is:read). Então, sua perquisa deve ser da seguinte forma:

Quando você receber os resultados da pesquisa, realize os mesmos passos descritos acima para arquivas as mensagens. (Lembre de clicar na opção Selecionar todas as conversas que correspondem a esse termo, se você obtiver mais resultados do que estiverem sendo exibidos na tela.)

Agora. Sua caixa de entrada está limpa e arrumada. Você não se sente melhor? Como você pode ver abaixo, nós fomos capazes de reduzir nossa caixa de Entrada para 6 mensagens. Seus resultados, vão com certeza, variar.